Sisuturundus

Majandustarkvara juurutamine: 8 soovitust enne alustamist! 

Astro Baltics, 16. august 2021 11:28

Majandustarkvara (ERP ehk ingl enterprise resource planning) juurutamine võib tunduda keerulise protsessina. Selleks, et organisatsioon tarkvarast maksimaalselt kasu lõikaks, on vaja hoolikalt planeerida kogu protsess.

Uuele tarkvarale üleminek või uue tarkvara kasutuselevõtmine võtab aega: töötajad peavad uue süsteemiga kohanema ja seda õppima. Lisaks muudab tarkvara juurutamine üldjuhul ettevõtte äriprotsesse ning mõjutab ka sisekultuuri.

Tarkvara kasutusele võtmine aitab kaasa info liikumisele ja äriprotsesside automatiseerimisele. Lisaks paraneb ettevõtte sisene kommunikatsioon ning töötajate vaheline koostöö. Kommunikatsiooni paranemine aitab kaasa terve ettevõtte tootlikkusele ja efektiivsuse kasvule. Eduka juurutuse tulemusena paraneb klienditeenindus ning kasvab konkurentsieelis.

Räägime üheksast olulisest sammust, millega tuleks arvestada, et majandustarkvara juurutamine toimuks võimalikult sujuvalt ja kiirelt.

1. Konsultatsioon

Kui ettevõttes on tekkinud eesmärk või huvi juurutada majandustarkvara, siis esimese sammuna peaks konsulteerima majandustarkvara eksperdiga, kes suudab esmase konsultatsiooni käigus anda vastused küsimustele ning näitab kätte suuna konkreetsemalt edasi liikumiseks.

Kasulik nõuanne: küsi tasuta konsultatsiooni! Astro Balticsis pakume konsultatsiooni äriprotsesside automatiseerimiseks NOOMi majandustarkvara abil. Astro Balticsis oleme 24-aastase kogemuse jooksul juurutanud NOOMi majandustarkvara rohkem kui 2500 korral.

2. Ettevõtte äriprotsesside kaardistus

Ükskõik, kas töötad tööstuslikus keskkonnas või kontoris – äriprotsesside kaardistamine on majandustarkvara juurutuse aluseks. Selleks, et tagada efektiivsus ja tootlikkuse kasv, on vaja läbi viia ettevõtte äriprotsesside kaardistus.

Kaardistus aitab määratleda edaspidiste tööprotsesside järjestuse, toob välja murekohad praeguses olukorras ning annab head pidepunktid tuleviku eesmärkide seadmiseks.

Äriprotsesside kaardistuse lõpptulemusena valmib raport, mis toob välja ettevõtte valupunktid, mille alusel saab hakata seadma uue tarkvara juurutamise eesmärke.

3. Leia oma ettevõttele sobiv majandustarkvara

Lähtudes ettevõtte valdkonnast ja äriprotsesside keerukusest, tuleb leida sobiv tarkvarapakkuja. Tarkvara juurutamisel on oluline leida majandustarkvara, mis on paindlik ja suudab luua vajadusel ka eritellimuslahendusi ettevõtte spetsiifikast lähtudes.

Punktis number 2 läbi viidud äriprotsesside kaardistuse tulemusena valminud raport annab hea ettekujutuse sellest, milline tarkvara võiks ettevõttele sobida.

Kasulik nõuanne: suur hulk tarkvarasid on müügil „karbitootena“, mis lühiajaliselt täidavad oma funktsiooni, kuid ettevõtte kiire kasvu tõttu võivad jääda ajale jalgu.

Loe ka: „Tagasivaade 2020. aastasse: miks vahetas nii suur hulk ettevõtteid oma majandustarkvara?“

4. Andmete ülekandmine ja nende täpsus

Informatsiooni sisestamine ja/või ülekandmine uude tarkvarasse on oluline etapp majandustarkvara juurutamisel. Selles etapis tasub tähelepanu pöörata juba kasutusel oleva süsteemi või tarkvara andmete kättesaadavusele. Selgeks tuleb teha, kas üldse on võimalik exportida andmeid ja millistel tingimustel.

Kasulik nõuanne: enne, kui kannad informatsiooni üle tarkvarasse, peaksid selle üle vaatama ehk töötama filtrina. Kui informatsioon on korrektne, siis selle tulemusena valmib andmesüsteem, mis on täpne ja terviklik.

5. Leia oma ettevõttest inimene, kes tegeleb aktiivselt tarkvara juurutamise protsessi juhtimisega

Selleks, et kogu tarkvara juurutamine läheks võimalikult sujuvalt, soovitame teil määrata ettevõttes juurutusprotsessi projektijuhi või lausa terve tiimi. Tarkvara pakkuja ja ettevõtte vahelise lülina töötav kogemustega spetsialist on kursis kogu juurutusprotsessiga ja tagab, et informatsioon jõuaks töötajateni, osates neid vajadusel ka juhendada. Projektijuhi või juurutustiimi määramisega hoiad kokku aega ning tagad selle, et ettevõtte sees on olemas pädevad tarkvarakasutajad.

Kasulik nõuanne: juurutusprotsessi projektijuhiks sobib hästi inimene, kes on hea suhtleja, IT-taibuga ning oskuslik ajaplaneerija.

6. Tarkvara juurutamine ettevõtte äriprotsessidele vastavalt

Pärast seda, kui majandustarkvara on välja valitud ja andmed üle kantud, algab reaalne juurutusprotsess.

Kasulik nõuanne: leia tarkvarapakkuja, kes teeb ka eeltöö, et tarkvara juurutamine oleks sujuvam ja kiirem.

7. Testi tarkvarasüsteemi

Pärast tarkvara esmast juurutamist liigutakse edasi testimisfaasi, et kindlustada tarkvara toimimine. Testimine on juurutusprotsessi oluline osa, sest see annab selge ülevaate süsteemi toimimisest. Testimisfaasis on võimalik süsteemi parendamiseks tarkvarale teha lisaarendusi ning selle lõpptulemusena on üleminek uuele tarkvarale sujuvam ja efektiivsem.

Kasulik nõuanne: testimist alusta esimesel võimalusel koos ettevõtte töötajatega, kes hakkavad tarkvara iga päev kasutama.

8. Koolita välja töötajad

Selleks, et majandustarkvarast võtta maksimum, peavad kõik töötajad oskama seda kasutada. Töötajate koolitamiseks on erinevaid viise: telli koolitus tarkvarapakkujalt, palka ekspertide tiim kohapeale või läbi koolitusi koos oma meeskonnaga e-keskkonnas.

Kasulik nõuanne: vali majandustarkvara, mis pakub 24/7 kliendituge sobivas keeles.

9. Võta uus majandustarkvara kasutusele

Kui tarkvara on juurutatud, süsteem testitud ning töötajad koolitatud – siis on aeg tarkvara kasutusele võtta!

Tähelepanu tasub pöörata sellele, et tarkvara juurutamine on järjepidev töö, mis suure tõenäosusega ei lõppe kunagi. Ettevõtetel tekib vajadus uute funktsionaalsuste järele, mis tähendab omakorda uusi arendusi tarkvaras.

Kasulik nõuanne: vali tarkvarapartner, kes suudab pakkuda kiiret hooldust ning paindlikku arendust vastavalt ettevõtte vajadustele.

Majandustarkvara juurutamine on parim otsus, mille saad täna teha!

Kokkuvõtteks võib öelda, et tarkvara juurutamine on protsess, mis võtab aega, planeerimist ning ressursse, kuid kui see on tehtud õigesti, siis tasub see ennast kindlasti ära. Loodame, et eelnimetatud sammud aitavad sind ja su ettevõtet teekonnal automatiseeritud äriprotsesside poole.

Kui vajad abi majandustarkvara valimisel, siis võta meiega ühendust:
info@astrobaltics.eu
+372 628 0000

Astro Baltics
Teejuht tulevikku!
www.astrobaltics.eu

REKLAAM JA KUULUTUSED

reklaam@ohtulehtkirjastus.ee